SOGo und DSGVO – datenschutzkonforme Kommunikation mit Open Source

E-Mails, Kalender und Kontakte sind die Nervenzentren jeder Organisation – und damit auch ein sensibler Teil der digitalen Kommunikation. Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen sicherstellen, dass diese Daten rechtskonform verarbeitet und gespeichert werden.

Mit SOGo steht eine leistungsstarke Open-Source-Groupware zur Verfügung, die genau hier punktet: Sie ermöglicht professionelle Kommunikation ohne Abhängigkeit von Cloud-Konzernen – und bietet damit die Grundlage für digitale Souveränität und DSGVO-Compliance.

1. Warum Open Source ein Datenschutzvorteil ist

Kommerzielle E-Mail- und Groupware-Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace bieten zwar Komfort, werfen aber in puncto Datenschutz zahlreiche Fragen auf – insbesondere bei der Datenübertragung in Drittländer.

SOGo hingegen ist:

• Open Source (GPLv2) – der Quellcode ist öffentlich einsehbar, kein „Black Box“-System.
• Selbst hostbar – du entscheidest, wo und wie deine Daten gespeichert werden.
• Unabhängig von US-Recht – keine Übermittlung von Daten an Anbieter, die dem Cloud Act oder ähnlichen Regelungen unterliegen.

Das bedeutet: Maximale Transparenz, Kontrolle und Sicherheit – die drei Grundpfeiler datenschutzkonformer IT-Systeme.

2. Hosting im eigenen Rechenzentrum – volle Kontrolle

Ein wesentlicher Vorteil von SOGo ist der eigene Betrieb: Das System kann problemlos auf einem dedizierten Server, in einem kommunalen Rechenzentrum oder in einer DSGVO-konformen Cloud-Umgebung laufen.

Vorteile des Eigenhostings:

• Keine Datenweitergabe an Dritte
• Vollständige Zugriffskontrolle durch eigene Administratoren
• Anpassbare Aufbewahrungs- und Löschfristen
• Kombinierbar mit bestehenden Datenschutzkonzepten

SOGo integriert sich dabei nahtlos in bestehende Systeme wie:

• Postfix / Dovecot (Mailserver)
• Nextcloud (Dateiablage)
• LDAP oder Active Directory (Benutzerverwaltung)

Damit lässt sich eine vollständig europäische IT-Infrastruktur aufbauen – von der Mailbox bis zur Dateiablage, komplett ohne externe Dienstleister.

3. Verschlüsselung und Zugriffssicherheit

Datenschutz beginnt bei der Übertragungssicherheit. SOGo unterstützt moderne Verschlüsselungsstandards wie:

• TLS / SSL für HTTPS-Zugriffe
• STARTTLS für E-Mail-Kommunikation
• IMAPS und SMTPS für den Serverzugriff

Damit sind alle Verbindungen zwischen Client und Server verschlüsselt.

Darüber hinaus lassen sich:

• Zertifikate mit Let’s Encrypt automatisch einbinden,
• 2-Faktor-Authentifizierung (z. B. via LDAP) aktivieren,
• Brute-Force-Schutz und IP-Rate-Limits konfigurieren.

Das reduziert das Risiko unbefugter Zugriffe erheblich – ein wichtiger Punkt im Sinne von Art. 32 DSGVO („Sicherheit der Verarbeitung“).

4. Logdaten & Datenschutz – was erlaubt ist

Auch bei Open-Source-Systemen gilt: Logdaten sind ein zweischneidiges Schwert. Sie sind notwendig, um Angriffe zu erkennen oder Fehler zu beheben – dürfen aber nicht unbegrenzt gespeichert oder personenbezogen ausgewertet werden.

Empfehlungen:

• Anonymisierung von IP-Adressen in Logfiles aktivieren
• Aufbewahrungsfristen für Logs definieren (z. B. 14 Tage)
• Zugriff auf Logdaten auf Administratoren beschränken
• Keine automatisierte Profilbildung aus Nutzungsdaten

Beispielhafte Einstellung (Nginx):

log_format anonymized '$remote_addr_anonymized - $remote_user [$time_local] "$request"';

Damit lassen sich sicherheitsrelevante Ereignisse dokumentieren, ohne die Privatsphäre der Nutzer zu verletzen.

5. Rechtliche Bewertung: SOGo als Auftragsverarbeiter

Wenn SOGo durch einen externen IT-Dienstleister betrieben wird (z. B. in einem Rechenzentrum), gilt dieser als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Das bedeutet:

• Es muss ein AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) abgeschlossen werden.
• Der Betreiber darf die Daten nur im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeiten.
• Das Rechenzentrum muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nachweisen können.

Bei Eigenbetrieb entfällt diese Pflicht – dann liegt die volle Verantwortung beim Betreiber selbst.

6. SOGo im kommunalen Umfeld

Immer mehr Kommunen und öffentliche Einrichtungen setzen auf SOGo, weil:

• es Open Source und damit nachhaltig und kostentransparent ist,
• sich mandantenfähig betreiben lässt,
• und ohne Lizenzbindung an große US-Clouds funktioniert.

In Kombination mit Tools wie Nextcloud, Jitsi, Matrix oder OnlyOffice entsteht eine komplett datenschutzkonforme Kommunikationsplattform – ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Souveränität.

7. Datenschutz beginnt mit Kontrolle

SOGo zeigt, dass datenschutzkonforme Kommunikation nicht kompliziert oder teuer sein muss. Durch die Kombination aus Selbsthosting, offenem Quellcode und standardkonformer Verschlüsselung erfüllt SOGo alle zentralen Anforderungen der DSGVO – und gibt Organisationen genau das zurück, was sie in Zeiten globaler Cloud-Dienste oft verloren haben: Kontrolle über die eigenen Daten.