Erste Schritte mit SOGo: E-Mail, Kalender und Kontakte im Team nutzen

SOGo ist eine moderne, Open-Source-Groupware-Lösung, die E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben nahtlos miteinander verbindet. Ob im Unternehmen, in der Verwaltung oder im Verein – mit SOGo arbeitest du effizient im Team, ohne auf Datenschutz oder Benutzerfreundlichkeit zu verzichten. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die wichtigsten Funktionen einrichtest und optimal nutzt – ideal für Einsteiger.

1. Einstieg in SOGo Webmail

SOGo erreichst du über deinen Browser – meist unter einer Adresse wie

https://mail.deinedomain.de/SOGo

Nach dem Login (mit deinem Benutzernamen und Passwort) landest du in der Übersicht, die drei zentrale Bereiche bietet:

• E-Mail
• Kalender
• Kontakte

Die Oberfläche ist bewusst schlicht und übersichtlich gestaltet – perfekt, um schnell produktiv zu werden.

2. E-Mails empfangen und versenden

Posteingang & Ordnerstruktur

Im linken Bereich siehst du deine E-Mail-Ordner – Posteingang, Gesendet, Entwürfe und Papierkorb. Du kannst weitere Ordner erstellen, indem du mit der rechten Maustaste auf deinen Account klickst und „Neuer Ordner“ auswählst.

E-Mails schreiben

Klicke auf „Neue Nachricht“, und ein Editor öffnet sich. Hier kannst du:

• Dateien anhängen
• Signaturen hinzufügen
• Text formatieren
• Empfänger aus deinen Kontakten auswählen

Tipp: Über Einstellungen → Identitäten kannst du mehrere Absender-Adressen und Signaturen anlegen – ideal, wenn du verschiedene Rollen hast (z. B. „Support“ und „Verwaltung“).

3. Kalenderfunktionen im Überblick

Der integrierte Kalender ist eines der Highlights von SOGo. Er bietet dir:

• Tages-, Wochen- und Monatsansicht
• Einladungen und Erinnerungen
• Freigaben für Kollegen oder Gruppen

Neuen Termin anlegen

Einfach doppelt auf eine freie Fläche klicken – Titel, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer eintragen – fertig. SOGo verschickt automatisch Einladungen per E-Mail an alle Teilnehmer.

Kalender teilen

Du kannst deinen Kalender für andere Benutzer oder Gruppen freigeben: Kalender → Rechtsklick → Freigeben Wähle dann, ob der andere nur lesen oder auch bearbeiten darf.

Synchronisation

Mit CalDAV lässt sich dein Kalender auf Android, iOS, Thunderbird oder macOS einbinden. Die URL findest du unter Einstellungen → Kalender → Externe Zugänge.

4. Kontakte verwalten und teilen

Im Modul Kontakte kannst du persönliche und gemeinsame Adressbücher anlegen.

Kontakte hinzufügen

Klicke auf „Neuer Kontakt“, gib Name, E-Mail, Telefonnummer und Notizen ein. SOGo speichert automatisch alles zentral, sodass du dieselben Kontakte in Webmail, Smartphone und Desktop-Mailprogramm hast.

Adressbücher teilen

Wie beim Kalender kannst du Adressbücher für dein Team freigeben. Das ist besonders nützlich für zentrale Funktionspostfächer (z. B. „info@firma.de“) oder Projektgruppen.

Integration

SOGo unterstützt CardDAV, wodurch Kontakte mit mobilen Geräten oder Programmen wie Thunderbird synchronisiert werden können.

5. Aufgaben & Teamarbeit

Neben E-Mails und Kalendern bietet SOGo auch ein Aufgaben-Modul. Du kannst:

• Aufgaben erstellen und priorisieren
• Fälligkeiten setzen
• Aufgaben delegieren
• Fortschritt verfolgen

Gemeinsame Aufgabenlisten eignen sich perfekt für kleine Teams oder Projektgruppen, die keinen großen Projektmanagement-Server betreiben möchten.

6. Sicherheit und Datenschutz

SOGo legt großen Wert auf Datensicherheit:

• TLS/SSL-Verschlüsselung für alle Verbindungen
• Serverbetrieb im eigenen Rechenzentrum möglich
• Keine Cloud-Zwangsbindung – volle Kontrolle über deine Daten

Für Organisationen, die Wert auf digitale Souveränität legen, ist SOGo eine zukunftssichere Lösung.

7. Einfach starten, produktiv bleiben

SOGo kombiniert die wichtigsten Kommunikationsfunktionen – E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben – in einer intuitiven Weboberfläche. Egal, ob du im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeitest: SOGo sorgt dafür, dass du und dein Team immer synchron, sicher und organisiert bleibt.

Tipp: Nach den ersten Tagen lohnt sich ein Blick in die Einstellungen – dort kannst du Layout, Sprache, Zeitzone und Synchronisation individuell anpassen.