Typische Use Cases mit Activepieces – Automatisierung leicht gemacht

Activepieces ist eine moderne, offene Automatisierungsplattform, mit der du ohne oder mit wenig Code deine digitalen Prozesse verbinden und automatisieren kannst – von Marketing und IT bis hin zu Support und Verwaltung.

In diesem Beitrag zeige ich dir einige typische Praxisbeispiele (Use Cases), die du in wenigen Minuten umsetzen kannst – inklusive Beispiel-Flows und Vorschau-Screenshots.

Was ist Activepieces?

Activepieces ist ein Open-Source-No-Code-Automation-Tool, ähnlich wie Zapier, Make oder n8n. Du kannst damit verschiedene Apps, APIs und interne Prozesse über einfache grafische Workflows verbinden.

Ein Flow besteht immer aus:

• Trigger (Auslöser, z. B. „neue E-Mail empfangen“)
• Actions (Aktionen, z. B. „speichere in Google Sheets“)
• Conditions (Bedingungen oder Filter)

Beispiel 1: Automatisches Speichern neuer Google-Formular-Einträge in einer Datenbank

Ziel

Neue Antworten aus einem Google Formular sollen automatisch in einer MySQL-Datenbank gespeichert werden.

Aufbau des Flows

Trigger: When a new Google Form response is submitted

Aktionen: 1️⃣ Parse form fields 2️⃣ Insert data into MySQL table

Screenshot-Vorschau:

[Trigger: Google Forms Submission] → [Action: MySQL Insert Row]

So wird jeder neue Formular-Eintrag automatisch gespeichert – ideal für Bewerbungsformulare, Feedback oder Veranstaltungsanmeldungen.

Beispiel 2: Slack-Benachrichtigung bei neuen Support-Tickets

Ziel

Wenn ein neues Ticket in einem Support-System (z. B. Freshdesk oder Zendesk) erstellt wird, soll automatisch eine Nachricht an das interne Slack-Team gehen.

Aufbau des Flows

Trigger: New Ticket in Freshdesk

Aktionen: 1️⃣ Extract ticket details (subject, requester, priority) 2️⃣ Send Slack message to #support channel

Screenshot-Vorschau:

[Trigger: Freshdesk → New Ticket]
  ↓
[Action: Slack → Send Message]

Ergebnis: Dein Team wird sofort informiert, sobald ein neues Ticket eingeht – keine E-Mail-Flut mehr, kein manuelles Nachsehen im Dashboard.

Beispiel 3: E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Blogartikeln (RSS to Mail)

Ziel

Sobald ein neuer Artikel im Unternehmensblog veröffentlicht wird, wird automatisch eine E-Mail an Abonnenten verschickt.

Aufbau des Flows

Trigger: New RSS Feed Item

Aktionen: 1️⃣ Fetch blog post title, URL, and excerpt 2️⃣ Send formatted email via SMTP (Mailserver)

Screenshot-Vorschau:

[Trigger: RSS Feed → New Entry]
  ↓
[Action: Send Email (SMTP)]

Tipp: Kombiniere das mit einer Filterbedingung, um nur bestimmte Kategorien (z. B. „News“ oder „Security“) zu senden.

Beispiel 4: KI-basierte Textverarbeitung – automatische Zusammenfassungen

Ziel

Ein Text (z. B. aus E-Mail oder Formular) soll automatisch von einer KI zusammengefasst und in einer Datenbank gespeichert werden.

Aufbau des Flows

Trigger: New E-Mail received (IMAP)

Aktionen: 1️⃣ Extract body text from email 2️⃣ Use OpenAI Step (AI Summarization) 3️⃣ Save summary in Notion or Google Sheets

Screenshot-Vorschau:

[Trigger: Email received]
  ↓
[Action: OpenAI – Summarize Text]
  ↓
[Action: Save to Notion]

Praxisnutzen: Perfekt für Journalisten, Support-Teams oder Behörden, um automatisch Berichte oder Anfragen in Kurzform zu speichern.

Beispiel 5: Automatische Dateiorganisation

Ziel

Wenn eine Datei in einem bestimmten Google Drive-Ordner hochgeladen wird, soll sie automatisch in eine strukturierte Ablage verschoben oder umbenannt werden.

Aufbau des Flows

Trigger: New File in Google Drive Folder

Aktionen: 1️⃣ Check file type 2️⃣ Rename or move file to target folder (depending on type) 3️⃣ Send confirmation message via Slack

Screenshot-Vorschau:

[Trigger: Google Drive → New File]
  ↓
[Action: Conditional Step (If PDF → move to /Reports)]
  ↓
[Action: Slack → Notify Team]

Beispiel 6: Automatisiertes Reporting (z. B. Website-Analytics täglich per Mail)

Ziel

Einmal täglich soll ein Bericht über aktuelle Website-Besucherzahlen (z. B. aus Google Analytics oder Matomo) generiert und per E-Mail verschickt werden.

Aufbau des Flows

Trigger: Every day at 08:00 AM (Scheduled Trigger)

Aktionen: 1️⃣ Fetch analytics data (Google Analytics API) 2️⃣ Format data into HTML report 3️⃣ Send email to marketing@company.com

Screenshot-Vorschau:

[Trigger: Scheduler → Daily 08:00]
  ↓
[Action: Get Data from GA4]
  ↓
[Action: Send Report via Email]

Beispiel 7: Interne API-Automation (Low-Code Use Case)

Ziel

Wenn in einem internen System (z. B. ERP oder CRM) eine neue Bestellung eingeht, soll automatisch ein Datensatz in einer anderen Anwendung erstellt werden (z. B. Warenwirtschaft).

Aufbau des Flows

Trigger: Incoming Webhook (Custom API call)

Aktionen: 1️⃣ Parse JSON payload 2️⃣ Call external API (POST order data) 3️⃣ Send confirmation log

Screenshot-Vorschau:

[Trigger: Webhook received]
  ↓
[Action: Transform data]
  ↓
[Action: API call to ERP]

Das ist besonders nützlich für Unternehmen, die Activepieces in eigene IT-Systeme integrieren wollen.

Übersicht der beliebtesten Use Cases

Kategorie	Beispiel	Nutzen
Marketing	Google Forms → Sheets → Slack	Automatische Lead-Erfassung
Support	Zendesk → Slack	Schnellere Ticket-Kommunikation
IT & DevOps	Webhook → API → Logfile	Prozessautomatisierung
KI & Content	Textanalyse mit OpenAI	Intelligente Textverarbeitung
Reporting	Cron → Analytics → Mail	Regelmäßige Berichte ohne Aufwand

Beispielhafte Screenshots aus Activepieces

(Diese kannst du direkt in deinem Activepieces-Dashboard nachstellen)

1️⃣ Flow-Editor: Ein übersichtlicher visueller Editor mit Drag-and-Drop für Trigger und Actions.

2️⃣ Pieces-Bibliothek: Eine Galerie aller verfügbaren Integrationen – von Google und Slack bis OpenAI oder Webhooks.

3️⃣ Execution Logs: Detailansicht jedes Flows – ideal für Fehlersuche und Monitoring.

4️⃣ Dashboard mit Statusanzeigen: Zeigt aktive, pausierte und fehlerhafte Flows auf einen Blick.

Activepieces macht es einfach, komplexe Prozesse ohne Programmierung zu automatisieren – und das völlig Open Source. Ob im kleinen Team, in der Verwaltung oder im Unternehmen: Mit wenigen Klicks lassen sich wiederkehrende Aufgaben verbinden, automatisieren und beschleunigen.

Von E-Mail-Benachrichtigungen über KI-Zusammenfassungen bis hin zu API-Verkettungen – die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt.