DocuSeal: Open-Source-Lösung für digitale Formulare und elektronische Unterschriften

DocuSeal ist eine Open-Source-Plattform zur Erstellung, Verwaltung und digitalen Unterzeichnung von Formularen und Dokumenten. Es richtet sich an Organisationen, Teams und Entwickler, die eine datenschutzfreundliche und selbst hostbare Alternative zu kommerziellen E-Signatur-Diensten wie DocuSign, Adobe Sign oder PandaDoc suchen.

Mit DocuSeal lassen sich Formulare in wenigen Minuten erstellen, versenden und rechtsverbindlich unterzeichnen – ohne externe Abhängigkeiten oder laufende Kosten.

Zielsetzung und Hintergrund

Digitale Signaturen und Formularprozesse sind in vielen Organisationen unverzichtbar: Verträge, Anträge, Vereinbarungen, Freigaben oder Genehmigungen müssen effizient, sicher und nachvollziehbar bearbeitet werden.

Kommerzielle Anbieter sind oft teuer, auf Cloud-Dienste beschränkt und bieten nur begrenzte Kontrolle über Daten und Prozesse. DocuSeal wurde entwickelt, um eine freie, transparente und einfach bedienbare Lösung bereitzustellen – mit Fokus auf:

• Datenschutz und Selbstbestimmung
• Benutzerfreundlichkeit
• Integration in bestehende Systeme
• Unterstützung für moderne Workflows

Hauptfunktionen

1. Formular- und Dokumentenerstellung

DocuSeal bietet eine webbasierte Oberfläche zur Erstellung von ausfüllbaren Formularen auf Basis bestehender PDF-Dokumente. Nutzer können Felder wie:

• Textfelder
• Auswahlmenüs
• Datumsfelder
• Unterschriftsfelder

per Drag-and-Drop auf einem PDF positionieren.

2. Digitale Signatur

Alle Dokumente können elektronisch signiert werden – mit Unterstützung für:

• einfache E-Signaturen (getippter Name oder Zeichnung)
• handschriftliche Signaturen per Touchscreen oder Maus
• automatische Protokollierung (Zeitstempel, IP-Adresse)

Die Signaturen werden revisionssicher im Dokument gespeichert.

3. Dokumentenversand

Formulare können über einen öffentlichen Link versendet oder eingebettet werden – z. B. auf einer Website oder in einem Kundenportal. Alternativ lassen sich personalisierte Einladungen mit einem Klick generieren.

4. Dokumentenmanagement

DocuSeal ermöglicht:

• Nachverfolgung des Signaturstatus
• Verwaltung von abgeschlossenen Dokumenten
• Export von signierten PDFs
• Verwaltung von Vorlagen und Formularfeldern

5. Rollen und Zugriff

Mehrere Benutzer können im Team zusammenarbeiten. Es gibt ein integriertes Rechtemanagement für:

• Admins
• Editorinnen und Editoren
• Externe Unterzeichnerinnen und Unterzeichner

6. Self-Hosting und API

DocuSeal kann lokal oder auf einem eigenen Server betrieben werden. Es basiert auf Docker und ist in wenigen Minuten einsatzbereit.

Zusätzlich bietet die Plattform eine API, um Signaturprozesse automatisiert aus anderen Anwendungen heraus anzustoßen – z. B. aus einem CRM oder ERP-System.

Vorteile von DocuSeal

• Open Source (AGPL) und kostenlos einsetzbar
• Datenschutzfreundlich durch Self-Hosting
• Moderne, intuitive Benutzeroberfläche
• Unterstützt verschiedene Unterschriftstypen
• Schnell eingerichtet, keine Vendor-Lock-in
• Integration in bestehende Systeme möglich

Typische Anwendungsfälle

• Digitale Vertragsunterzeichnung
• Einwilligungsformulare in Behörden oder Organisationen
• Personalunterlagen und Bewerbungsprozesse
• Formularbereitstellung für Kunden und Partner
• Freigaben und Genehmigungen im Team

Einschränkungen

• Keine qualifizierten Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung (Stand: jetzt)
• Keine native Zwei-Faktor-Authentifizierung (nur über Umwege)
• Noch begrenzte Anzahl an Integrationen im Vergleich zu Marktführern
• API-Dokumentation im Aufbau

Fazit

DocuSeal ist eine leistungsfähige, datenschutzfreundliche Lösung für digitale Formulare und Signaturen. Durch das offene Lizenzmodell und die Möglichkeit zur Selbstverwaltung ist es ideal für Organisationen, die Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität wünschen – sei es im öffentlichen Sektor, im Bildungsbereich oder in Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.

Wer eine schlanke Alternative zu kommerziellen E-Signaturdiensten sucht, sollte DocuSeal unbedingt ausprobieren.

Weitere Informationen:
https://www.docuseal.co
https://github.com/docusealco/docuseal