Ein Projektbericht beantwortet viele Fragen. In einer zehnminütigen Besprechung braucht die Leitung vor allem Antworten auf drei: Wo steht das Projekt? Was gefährdet den nächsten Schritt? Was muss heute entschieden werden? Wer einfach jedes Kapitel des Berichts in eine Folie umwandelt, übernimmt auch die Reihenfolge und Detailtiefe des Berichts. Für eine Präsentation lohnt es sich, das Material vom Anlass her neu zu ordnen.
ChatGPT Work kann aus bereitgestellten Unterlagen einen Präsentationsentwurf oder eine bearbeitbare Präsentation erstellen. Eine vorhandene Beispieldatei kann als Gestaltungsvorgabe dienen. Welche Ausgabeformate und Bearbeitungswege verfügbar sind, hängt unter anderem vom Tarif, von der Oberfläche und von den Workspace-Einstellungen ab.
Anlass, Publikum und Kernbotschaft festlegen
Eine Präsentation für die Projektgruppe darf bei technischen Abhängigkeiten und Aufgabenverteilung ins Detail gehen. Die Leitung braucht dieselben Informationen aus einer anderen Perspektive. Für sie zählt beispielsweise, ob sich eine Verzögerung auf den nächsten Meilenstein auswirkt und welche Entscheidung sie treffen kann.
Formulieren Sie vor dem ersten Entwurf in einem Satz, was das Publikum mitnehmen soll. Für ein fiktives IT-Projekt könnte die Kernbotschaft lauten:
Der Pilot für das neue IT-Ticketsystem ist angelaufen. Die Einführung in weiteren Bereichen hängt davon ab, ob die offenen Berechtigungsfragen bis zum nächsten Meilenstein geklärt werden.
Legen Sie außerdem fest, ob der Termin der Information, der Abstimmung oder einer Entscheidung dient. Bei einem Entscheidungstermin sollte die konkrete Bitte früh erkennbar sein und am Ende als Vorschlag wieder aufgegriffen werden.
Aus Dokumenten eine schlüssige Geschichte entwickeln
Geben Sie ChatGPT Work den aktuellen Projektbericht und bei Bedarf ergänzende Unterlagen wie den Terminplan oder ein Beschlussprotokoll. Benennen Sie den maßgeblichen Berichtsstand und die Rolle jeder Datei. Wenn zwei Unterlagen unterschiedliche Termine nennen, sollte Work beide Angaben mit Fundstelle ausweisen. Welcher Termin gilt, klären Sie anhand des Projektstands.
Lassen Sie zunächst ein Storyboard erstellen. Pro Folie genügen ein aussagekräftiger Titel, die Kernaussage, die wichtigsten Belege und eine Idee zur Darstellung. Für einen Leitungstermin bietet sich diese Reihenfolge an: aktueller Stand, Beleg für den Fortschritt, Folge des offenen Punkts, Entscheidung. Ein Titel wie „Offene Berechtigungen gefährden den Rollouttermin“ zeigt unmittelbar, worüber das Publikum sprechen soll.
Folienumfang und Informationsdichte steuern
Für das zehnminütige Praxisbeispiel reichen fünf Folien als Ausgangspunkt. Jede Folie beantwortet eine Frage. Auf die Folie gehören die Zahlen, Bedingungen und Aussagen, die das Publikum unmittelbar braucht. Erläuterungen passen in die Sprechernotizen, technische Einzelheiten in den Anhang. Eine Bedingung, von der eine Freigabe abhängt, bleibt auf der Entscheidungsfolie sichtbar.
Lesen Sie anschließend nur die Folientitel in Reihenfolge. Wenn daraus bereits hervorgeht, wie der Status zur Entscheidung führt, trägt die Gliederung. Falls sich zwei Titel praktisch dasselbe sagen, lassen sich die Folien häufig zusammenführen.
Diagramme, Bilder und Quellen gezielt einsetzen
Ein Balkendiagramm eignet sich, um geplante und tatsächlich erreichte Werte zu vergleichen. Für wenige Meilensteine ist ein Zeitstrahl oft schneller erfassbar. Wenn ein Bericht lediglich den Stand „zwei von drei Pilotbereichen“ liefert, kann eine gut sichtbare Kennzahl die Aussage bereits vollständig vermitteln.
Lassen Sie Diagramme aus den belegten Ausgangswerten erstellen und prüfen Sie Beschriftung, Einheit, Zeitraum und Bezugsgröße. Geben Sie bei wichtigen Kennzahlen die Datei und möglichst die Seite oder den Abschnitt an. Ein Screenshot kann einen neuen Arbeitsablauf erklären, wenn die betreffende Stelle klar erkennbar ist. Achten Sie dabei auf Testdaten und auf die Nutzungsrechte von Bildern, die in der Präsentation weitergegeben werden.
Gestaltungsvorgaben konkret benennen
Hängen Sie das freigegebene Masterdeck oder eine repräsentative Beispielpräsentation an. Geben Sie an, welche Elemente übernommen werden sollen, etwa das Seitenverhältnis, die Folienlayouts, die Schriftarten, die Farben und die Fußzeile. Sagen Sie auch, welche Inhalte aus der Vorlage durch den neuen Projektstand ersetzt werden. So bleiben alte Projektnamen, Datumsangaben und Beispielzahlen bei der späteren Sichtprüfung leicht erkennbar.
Wenn die Präsentation regelmäßig aktualisiert wird, lohnt sich ein bearbeitbares Ausgabeformat. Geben Sie es im Auftrag an und öffnen Sie die fertige Datei anschließend in dem Programm, mit dem sie gezeigt oder weiterbearbeitet wird.
Praxis: Aus einem Projektbericht fünf Folien für die Leitung machen
Im fiktiven Projektbericht zur Einführung eines IT-Ticketsystems steht, dass zwei von drei Pilotbereichen das System nutzen. Die Berechtigungen für den dritten Bereich sind noch offen. Der Bericht empfiehlt, den laufenden Pilotbetrieb fortzuführen und weitere Bereiche erst nach abgeschlossener Berechtigungsprüfung freizugeben.
Ein möglicher Aufbau für den Leitungstermin:
- Der Pilot läuft in zwei von drei Bereichen. Aktuellen Stand und Anlass für den Termin nennen.
- Der dritte Bereich wartet auf die Berechtigungsprüfung. Den offenen Punkt und die Auswirkung auf den nächsten Meilenstein erläutern.
- Der Pilotbetrieb kann in den beiden gestarteten Bereichen weiterlaufen. Zeigen, welche Arbeit bis zur Klärung möglich ist.
- Die Freigabe weiterer Bereiche hängt vom Abschluss der Prüfung ab. Die Bedingung für den nächsten Schritt sichtbar machen.
- Beschlussvorschlag für die Leitung. Den Pilotbetrieb fortführen und weitere Bereiche erst nach dokumentierter Berechtigungsprüfung freigeben.
Die Folien drei und vier trennen zwei Fragen, die in der Besprechung leicht vermischt werden: Was kann bereits weiterlaufen und was braucht noch eine Freigabe? Wenn die verfügbare Zeit kürzer ist, lassen sich beide Antworten auf einer Folie gegenüberstellen.
Arbeitsauftrag für ChatGPT Work
Erstelle aus dem angehängten Projektbericht einen Entwurf für eine zehnminütige Präsentation vor der Verwaltungsleitung. Ziel ist die Entscheidung über die Fortführung des Piloten und die Bedingung für die Freigabe weiterer Bereiche. Verwende höchstens fünf Hauptfolien.
Liefere zuerst ein Storyboard mit Folientitel, Kernaussage und Fundstelle je Folie. Unterscheide den dokumentierten Projektstand, offene Punkte und die Empfehlung. Kennzeichne Widersprüche sowie fehlende Angaben zu Terminen oder Zuständigkeiten. Gib keine Schätzwerte als Fakten aus.
Erstelle nach Freigabe des Storyboards eine bearbeitbare Präsentation im gewünschten Format. Übernimm aus dem beigefügten Masterdeck die vorgegebenen Layouts, Farben und Fußzeilen. Verwende kurze Sprechernotizen für Erläuterungen und nenne die Fundstellen direkt bei zentralen Zahlen und Aussagen.
Die fertige Präsentation in zwei Durchgängen prüfen
Inhaltlich gleichen Sie zentrale Zahlen, Termine und Statusangaben mit dem Bericht ab. Prüfen Sie, ob die letzte Folie eine konkrete Entscheidung formuliert und ob offene Voraussetzungen im Foliensatz sichtbar bleiben. Im Beispiel sind „Pilot fortführen“ und „weitere Bereiche freigeben“ zwei getrennte Schritte.
Visuell öffnen Sie die fertige Datei in der Präsentationsansicht. Achten Sie auf abgeschnittene Texte, verrutschte Elemente, schwer lesbare Quellen und schwache Kontraste. Prüfen Sie auch, ob Diagramme ohne zusätzliche Erklärung verständlich sind. Gehen Sie die Präsentation einmal mit den Sprechernotizen und der vorgesehenen Redezeit durch.
Für den Leitungstermin im Praxisbeispiel genügt am Ende eine klare Aussage: Der Pilot läuft weiter, und die Freigabe zusätzlicher Bereiche folgt erst nach dokumentierter Berechtigungsprüfung. Der Projektbericht bleibt die Grundlage für Detailfragen.
