Im ersten Quartal stehen 44.000 Euro in der Kostenübersicht, im zweiten 53.000 Euro. Auf den ersten Blick sind das 9.000 Euro mehr. Doch im zweiten Quartal fehlt der Betrag für den Support, und bei der Hardware ist eine einmalige Ersatzbeschaffung enthalten. Welche Veränderung lässt sich mit diesen Daten tatsächlich belegen?

Nach der Entscheidungsvorlage aus Teil 8 geht es diesmal um Zahlen, die in eine solche Vorlage einfließen können. An einer fiktiven IT-Kostenübersicht siehst du, wie du Daten einliest, Vergleiche sauber abgrenzt und Auffälligkeiten so erklärst, dass andere den Rechenweg nachvollziehen können.

Tabellen und CSV-Dateien einlesen

Hänge die Excel- oder CSV-Datei an und benenne den Teil, der ausgewertet werden soll. Bei einer Arbeitsmappe kann das ein bestimmtes Blatt oder ein Zellbereich sein. Wenn du Formeln prüfen möchtest, verwende die ursprüngliche Arbeitsmappe. Im CSV-Export stehen die ausgegebenen Werte. Für eine Prüfung der Zellbezüge brauchst du die Formeln aus der Arbeitsmappe.

Lass dir vor der Analyse eine kurze Bestandsaufnahme geben. Wie viele Datenzeilen wurden erkannt? Welche Spalten enthalten Zahlen oder Datumsangaben? Wurden Beträge mit Dezimalkomma und das richtige Trennzeichen erkannt? Prüfe ein paar Werte gegen die Originaldatei. Ein falsch eingelesener Betrag kann sämtliche darauf aufbauenden Summen verfälschen.

OpenAI beschreibt, wie sich CSV-Dateien und Tabellen anhängen und als separate, bereinigte Fassung ausgeben lassen. Für eine nachvollziehbare Analyse kannst du zusätzlich eine Liste der Zeilen anfordern, die korrigiert, ausgeschlossen oder zur Klärung markiert wurden.

Datenqualität vor der Berechnung prüfen

Ein leeres Feld kann für eine ausstehende Buchung, eine nicht verfügbare Angabe oder einen Importfehler stehen. Eine bestätigte Null ist dagegen ein konkreter Wert. Kläre die Bedeutung mit der Stelle, die den Export erstellt hat, und halte sie in der Analyse fest.

Achte außerdem auf doppelte Datensätze, unterschiedliche Schreibweisen für dieselbe Kostenart und Summenzeilen zwischen den Einzelwerten. Zwei Rechnungen können denselben Betrag haben. Prüfe mögliche Dubletten deshalb anhand einer Belegnummer oder einer anderen eindeutigen Kennung.

Für Kostenvergleiche müssen die Werte denselben Bezug haben. Kläre, ob sie netto oder brutto sind, welche Zeiträume sie abdecken und ob es sich um Ist-Buchungen, Planwerte oder bereits zugesagte Ausgaben handelt.

Praxis: Eine Kostenübersicht mit zwei Quartalen auswerten

Die folgenden Zahlen sind frei erfunden. Alle vorhandenen Beträge stehen für gebuchte Nettokosten in Euro. Bei der Hardware ist laut Buchungsvermerk im zweiten Quartal eine einmalige Ersatzbeschaffung über 12.000 Euro enthalten.

• Softwarelizenzen: 20.000 Euro im ersten Quartal und 24.000 Euro im zweiten Quartal. Das sind 4.000 Euro mehr.
• Netzbetrieb: In beiden Quartalen sind 12.000 Euro erfasst.
• Support: Im ersten Quartal sind 8.000 Euro erfasst. Der Betrag für das zweite Quartal fehlt, daher bleibt die Veränderung offen.
• Hardware: 4.000 Euro im ersten Quartal und 16.000 Euro im zweiten Quartal. Das sind 12.000 Euro mehr.
• Schulungen: 0 Euro im ersten Quartal und 1.000 Euro im zweiten Quartal. Das sind 1.000 Euro mehr.

Auftrag für ChatGPT Work

Analysiere die angehängte Kostenübersicht. Prüfe zuerst Spaltentypen, fehlende Beträge, mögliche Dubletten und Summenzeilen. Berechne für jede Kostenart die absolute und bei positiver Basis die prozentuale Veränderung. Weise die Summe der vorhandenen Beträge und die Summe der in beiden Quartalen vollständigen Positionen getrennt aus. Zeige zusätzlich eine Vergleichsrechnung ohne die dokumentierte Ersatzbeschaffung. Erstelle ein gruppiertes Balkendiagramm für vollständige Positionen. Nenne die ausgeschlossene Position, erläutere Annahmen und kennzeichne offene Ursachen. Gib die Berechnungsgrundlage zu jeder Kernaussage an.

Was die Zahlen zeigen

Die Summe der vorhandenen Werte beträgt 44.000 Euro im ersten und 53.000 Euro im zweiten Quartal. Der Abstand von 9.000 Euro beschreibt den Stand des Exports. Der Gesamtvergleich bleibt offen, solange der Supportwert für das zweite Quartal fehlt.

Die vier vollständig erfassten Kostenarten steigen von 36.000 auf 53.000 Euro. Das sind 17.000 Euro oder 47,2 Prozent. Die Hardware trägt 12.000 Euro zum Anstieg bei. Der Zuwachs von 300 Prozent bei dieser Position bezieht sich auf einen Ausgangswert von 4.000 Euro.

Ohne die Ersatzbeschaffung beträgt der Anstieg bei den vier vergleichbaren Positionen 5.000 Euro. Die Vergleichsrechnung ergibt 41.000 gegenüber 36.000 Euro, also 13,9 Prozent mehr. Damit wird der Einfluss der einzelnen Buchung auf den Quartalsvergleich sichtbar.

Die Lizenzkosten steigen um 4.000 Euro beziehungsweise 20 Prozent. Die Ursache bleibt offen. Preisänderungen, zusätzliche Lizenzen oder ein anderer Abrechnungszeitpunkt wären anhand von Rechnungen oder Vertragsunterlagen zu prüfen. Bei Schulungen lässt sich der Anstieg um 1.000 Euro ausweisen. Bei einem Ausgangswert von null ist die prozentuale Veränderung nicht definiert.

Formeln und Berechnungen gegenprüfen

Die absolute Veränderung ist der neue Betrag abzüglich des alten Betrags. Für die prozentuale Veränderung teilst du diese Differenz durch den alten Betrag und formatierst das Ergebnis als Prozentwert. Bei den Lizenzen ergeben 4.000 geteilt durch 20.000 genau 20 Prozent.

Stehen die beiden Quartalswerte in B2 und C2, kannst du im deutschsprachigen Excel folgende Formel verwenden. Sie berechnet einen Prozentwert, wenn beide Zellen Zahlen enthalten und der Ausgangswert positiv ist.

=WENN(UND(ANZAHL(B2:C2)=2;B2>0);(C2-B2)/B2;"offen")

Im Bericht bleibt der Grund für „offen“ sichtbar. Beim Support fehlt ein Wert, bei den Schulungen ist die Basis null.

Prüfe bei einer Arbeitsmappe auch die Zellbezüge und den Umfang der Summen. Erfasst die Formel alle Datenzeilen? Zählt sie eine bereits enthaltene Zwischensumme nochmals? Werden Beträge als Text eingelesen oder fehlende Werte als null behandelt? Für die Gesamtveränderung der vergleichbaren Positionen berechnest du den Prozentwert aus den beiden Quartalssummen. So geht jede Kostenart mit ihrem tatsächlichen Betrag in den Vergleich ein.

Das Diagramm nach der Fragestellung auswählen

Für den direkten Vergleich der beiden Quartale eignet sich ein gruppiertes Balkendiagramm mit je einem Balken pro Quartal und Kostenart. Die Achse beginnt bei null und ist in Euro beschriftet. Die Bildunterschrift hält fest, dass Support wegen des fehlenden Werts im zweiten Quartal aus dem Vergleich ausgeklammert ist.

Wenn vor allem die Beiträge zum Anstieg interessieren, zeigt ein Balkendiagramm der absoluten Differenzen direkt die 12.000 Euro bei Hardware, die 4.000 Euro bei Lizenzen und die 1.000 Euro bei Schulungen. Für eine Entwicklung über mehrere Monate eignet sich ein Liniendiagramm, sofern die Zeitreihe ausreichend vollständig ist.

Ergebnisse und Annahmen erläutern

Für eine Entscheidungsvorlage kannst du Ergebnis, Erklärung und Prüfbedarf in einem kurzen Absatz verbinden:

Die vier vollständig erfassten Kostenarten lagen im zweiten Quartal um 17.000 Euro über dem Vorquartal. Davon entfallen 12.000 Euro auf die laut Buchungsvermerk einmalige Ersatzbeschaffung. Ohne diese Buchung beträgt der Anstieg 5.000 Euro. Die Ursache der höheren Lizenzkosten ist noch zu klären. Ein Gesamtvergleich ist möglich, sobald der fehlende Supportbetrag vorliegt.