Eine Entscheidungsvorlage muss auch für jemanden verständlich sein, der bei der Besprechung nicht dabei war. Wer sie liest, sollte schnell erkennen, worüber entschieden werden soll, welche Alternativen bestehen und welche Angaben noch fehlen.
In Teil 7 haben wir die Recherche zu automatischen Debian-Updates von der betrieblichen Bewertung getrennt. In diesem Teil nutzen wir das Thema für eine fiktive Entscheidungsvorlage. Die IT-Leitung soll entscheiden, ob das Team einen begrenzten Testbetrieb starten darf.
Zielgruppe und Gliederung festlegen
Beginne mit der Frage, was die Leser nach der Lektüre tun sollen. Die IT-Leitung braucht für eine Entscheidung den vorgeschlagenen Umfang, die Alternativen und die Voraussetzungen. Das Betriebsteam braucht für die Durchführung konkrete Arbeitsschritte und Prüfkriterien. Dieselben Notizen können für beide Zielgruppen als Ausgangsmaterial dienen.
DokumenttypLeitfrageSinnvolle GliederungBerichtWas ist passiert und wie ist es belegt?Anlass, Befunde, Quellen, Bewertung, offene PunkteAnleitungWie führe ich die Aufgabe aus und prüfe das Ergebnis?Voraussetzungen, Schritte, erwartetes Ergebnis, FehlerbehandlungEntscheidungsvorlageWas soll entschieden werden?Entscheidung, Ausgangslage, Optionen, Empfehlung, Voraussetzungen
In ChatGPT Work kannst du Ausgangsdateien anhängen und ein Dokument zur Prüfung erstellen lassen. Gib im Auftrag an, wer es lesen wird, welches Dateiformat du brauchst und woran du die fertige Fassung beurteilst. Im Browser kannst du die erzeugte Datei öffnen oder herunterladen.
Praxis: Aus Stichpunkten eine Entscheidungsvorlage machen
Für die Übung nehmen wir an, dass ein IT-Team Sicherheitsupdates für Debian-Server bisher manuell einspielt. Es möchte auf einem Testsystem untersuchen, ob sich ein Teil der Arbeit automatisieren lässt.
Fiktive Besprechungsnotizen
- Auf dem vorgesehenen Testsystem läuft Debian trixie.
- Nur Debian-Sicherheitsupdates sollen in den Test einbezogen werden.
- Zuerst einen Simulationslauf auswerten. Ein tatsächlicher Testlauf folgt im vereinbarten Wartungsfenster.
- Das Team soll nachvollziehen können, welche Pakete ausgewählt und installiert wurden und wie Fehler sichtbar werden.
- Umgang mit Neustarts, Zuständigkeit für die Protokollkontrolle und Wiederherstellung noch klären.
- Heute steht die Freigabe des Tests zur Entscheidung. Eine Einführung auf Produktivservern wäre später gesondert zu entscheiden.
Auftrag für ChatGPT Work
Erstelle aus den Stichpunkten eine einseitige Entscheidungsvorlage für die IT-Leitung als bearbeitbare DOCX-Datei. Stelle den Beschlussvorschlag an den Anfang. Beschreibe die Ausgangslage, den begrenzten Testbetrieb und die Fortführung der manuellen Updates als Alternative. Kennzeichne die Empfehlung als Entwurf. Führe ungeklärte Zuständigkeiten und Termine als offene Punkte. Formuliere Kriterien, anhand derer das Team den Test auswerten kann. Verwende kurze Absätze und eindeutige Überschriften.
Beispiel für den ausgearbeiteten Entwurf
Entscheidungsvorlage: Testbetrieb für automatische Debian-Sicherheitsupdates
Beschlussvorschlag. Die IT-Leitung gibt einen begrenzten Testbetrieb für Debian-Sicherheitsupdates auf einem Testsystem frei. Das Betriebsteam wertet zunächst einen Simulationslauf aus. Ein tatsächlicher Testlauf erfolgt im vereinbarten Wartungsfenster, sobald die offenen Voraussetzungen geklärt sind.
Ausgangslage. Das Team spielt Sicherheitsupdates bislang manuell ein. Der Test soll zeigen, ob sich ausgewählte Aktualisierungen automatisieren lassen und ihr Ablauf nachvollziehbar bleibt.
Optionen und Empfehlung. Das Team kann die manuelle Installation fortführen oder die Automatisierung auf dem Testsystem erproben. Empfohlen wird der begrenzte Test. Er liefert Erkenntnisse über Paketauswahl, Protokollierung und Fehlerbehandlung unter den vorgesehenen Bedingungen.
Voraussetzungen. Vor dem tatsächlichen Testlauf sind der Umgang mit Neustarts, die Zuständigkeit für die Protokollkontrolle, der Wiederherstellungsweg und das Wartungsfenster zu klären.
Auswertung. Das Team hält fest, ob die Paketauswahl den festgelegten Regeln entspricht, welche Installationen sich in den Protokollen nachvollziehen lassen und wie Fehler erkannt werden. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für eine gesonderte Entscheidung über den Einsatz auf Produktivservern.
Der Entwurf macht aus dem Wunsch nach nachvollziehbaren Updates konkrete Prüfkriterien. Wer die Protokolle kontrolliert, bleibt als offene Zuständigkeit sichtbar. So kann die IT-Leitung den Umfang des Tests beurteilen und zugleich sehen, welche Arbeit vor dem Start noch ansteht.
Bestehende Dokumente gezielt überarbeiten
Benenne bei einer Revision die Ausgangsfassung und den betroffenen Abschnitt. „Mach den Beschluss klarer“ lässt offen, ob es um die Sprache oder den Umfang der Freigabe geht. Ein konkreter Änderungsauftrag sieht so aus:
Überarbeite in Version 01 den Abschnitt „Beschlussvorschlag“. Formuliere die Freigabe des Tests auf dem Testsystem als eigenen Satz. Verschiebe die Reihenfolge von Simulation und Testlauf in den Abschnitt „Vorgehen“. Gib die überarbeitete Datei als Version 02 aus und liste die inhaltlichen Änderungen kurz auf.
Wenn Kommentare in einer Datei vorliegen, lass sie zuerst mit den betroffenen Abschnitten auflisten. Vergleiche die Liste mit den Anmerkungen im Original. Markiere dann, welche Vorschläge übernommen werden sollen und welche eine Rückfrage erfordern. Bei unterstützten Vorschauen kannst du eine Stelle markieren und den Änderungswunsch direkt darauf beziehen. Im Gespräch kannst du denselben Bezug mit dem Abschnittsnamen und dem Textanfang herstellen.
Wiederkehrende Gestaltung mit einer Musterdatei sichern
Für regelmäßig benötigte Berichte oder Entscheidungsvorlagen eignet sich eine leere Musterdatei. Sie enthält den Aufbau, Formatvorlagen für Überschriften und Listen sowie Platzhalter für Datum, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand. Ein ausgefülltes Beispiel kann zusätzlich zeigen, wie ausführlich die einzelnen Abschnitte sein sollen.
Benenne die Rolle jeder Datei im Auftrag. Die Musterdatei liefert Aufbau und Gestaltung. Die aktuellen Notizen liefern den Inhalt. Das hilft beispielsweise, ein Datum aus einem alten Bericht von einem aktuellen Termin zu unterscheiden.
Für Word-Dokumente sollten Überschriften über Formatvorlagen ausgezeichnet sein. So lassen sie sich einheitlich ändern und im Navigationsbereich finden. Wenn Briefkopf, Seitenränder oder Tabellenbreiten wichtig sind, prüfe sie in der Anwendung, in der das Dokument später bearbeitet wird.
Inhalt und Layout abschließend prüfen
Lies die Entscheidungsvorlage zuerst aus Sicht der Person, die über den Test entscheidet. Steht die Entscheidung gleich am Anfang? Sind die Alternativen verständlich? Stimmen Aussagen, Termine und Zuständigkeiten mit dem Ausgangsmaterial überein? Sind offene Punkte sichtbar und ist die Empfehlung als solche gekennzeichnet?
Öffne anschließend die Ergebnisdatei im vorgesehenen Programm. Prüfe Seitenumbrüche, Überschriften, Listen und gegebenenfalls Tabellen. Achte darauf, dass Links funktionieren, Platzhalter erkennbar sind und der Dateiname den Bearbeitungsstand zeigt. Wenn sowohl eine bearbeitbare Fassung als auch ein PDF benötigt werden, prüfe nach dem Export auch die PDF-Seiten.
Beim Debian-Beispiel lohnt sich ein letzter Blick auf den ersten Satz. Er muss eindeutig erkennen lassen, dass die IT-Leitung über den Test auf einem einzelnen System entscheidet. Über den Einsatz auf Produktivservern entscheidet sie später anhand der dokumentierten Ergebnisse.
