Eine Bestandsaufnahme als PDF, Besprechungsnotizen als Word-Datei und eine Liste mit Verbesserungsvorschlägen: Im Arbeitsalltag liegen die Informationen für eine Aufgabe selten in einem einzigen Dokument. ChatGPT Work kann solche Unterlagen gemeinsam auswerten und daraus ein neues Arbeitsergebnis erstellen. Dafür müssen die richtigen Dateien bereitstehen – und ihre Aussagen richtig eingeordnet werden.
Nach der Wahl von Modell und Denkaufwand in Teil 4 geht es jetzt um die Arbeitsgrundlage: Dateien hinzufügen, eindeutig referenzieren, Fassungen unterscheiden und Ergebnisse wiederfinden. Im Praxisteil führen wir drei Dokumente zu einer gemeinsamen Zusammenfassung zusammen.
Stand: 5. November 2026. Bezeichnungen, verfügbare Funktionen und technische Grenzen können je nach Konto, Oberfläche und Arbeitsbereich abweichen.
Library und Space: Ein Hinweis zur Bezeichnung
OpenAI verwendet in der aktuellen Dokumentation auch den Namen ChatGPT Space für die bisherige Library. Dort kommen unter anderem Seiten, hochgeladene Dateien und gespeicherte Arbeitsergebnisse zusammen. Deshalb kann die Bezeichnung in deiner Oberfläche von älteren Anleitungen abweichen. In diesem Artikel verwenden wir „Library“ für die Dateiablage und berücksichtigen die neue Bezeichnung.
Für die Arbeit mit Unterlagen sind drei Dinge auseinanderzuhalten:
- Ausgangsmaterial: die Dateien, deren Inhalt ausgewertet werden soll.
- Auftrag: die Anweisung, wie diese Informationen zu verwenden sind.
- Ergebnis: die daraus entstehende Zusammenfassung oder bearbeitete Datei.
Eine gut organisierte Ablage hilft beim Wiederfinden. Welche Quelle für eine Aussage maßgeblich ist, muss der Auftrag zusätzlich klären.
Dateien hochladen und gezielt referenzieren
Die offizielle OpenAI-Dokumentation nennt Dokumente, Präsentationen, Tabellen, PDFs, Bilder und Datenexporte als mögliche Anhänge. Sie können beispielsweise verglichen, zusammengefasst oder als Grundlage für neue Dateien verwendet werden.
Für einen neuen Auftrag ist dieser Ablauf sinnvoll:
- Die benötigten Dateien über die verfügbare Anhangsfunktion hinzufügen.
- Prüfen, ob die vorgesehenen Dateien im Gespräch angezeigt werden.
- Im Auftrag die Dateinamen und ihre jeweilige Funktion nennen.
- Beschreiben, welches Ergebnis daraus entstehen soll.
- Nicht lesbare oder fehlende Bestandteile ausdrücklich melden lassen.
Eine Formulierung wie „Fasse die Unterlagen zusammen“ lässt offen, ob alle Anhänge gleich behandelt werden sollen. Eindeutiger ist:
Verwende „Intranet_Bestandsaufnahme.pdf“ für den dokumentierten Ist-Zustand. „Intranet_Protokoll.docx“ enthält Beschlüsse. Die Datei „Intranet_Wuensche.docx“ enthält unverbindliche Vorschläge.
Bereits gespeicherte Dateien können je nach verfügbarer Oberfläche aus der Library wieder hinzugefügt werden. Die offizielle Dokumentation beschreibt die erneute Verwendung gespeicherter Dateien im Browser, ohne sie nochmals hochzuladen.
Ein Dateiname allein stellt allerdings keine Datei bereit. Besonders bei häufigen Namen wie „Protokoll.docx“ sollte man die konkrete Datei auswählen oder eindeutig benennen.
Mehrere Dokumente gemeinsam auswerten
Eine gemeinsame Zusammenfassung soll Zusammenhänge sichtbar machen. Dazu gehört, Wiederholungen zu erkennen, Unterschiede beizubehalten und widersprüchliche Aussagen offenzulegen.
Für die Vorbereitung helfen drei Fragen:
Welche Rolle hat jede Quelle? Eine Bestandsaufnahme beschreibt einen Zustand. Ein Protokoll kann Entscheidungen dokumentieren. Eine Wunschliste beschreibt zunächst Erwartungen.
Welcher Zeitraum ist gemeint? Unterschiedliche Aussagen können auf verschiedene Erhebungsstände zurückgehen.
Welche Quelle ist bei welchem Thema maßgeblich? Das sollte nach fachlichem Status entschieden werden. Ein später gespeicherter Entwurf hebt einen freigegebenen Beschluss nicht automatisch auf.
Ein geeigneter Auftrag lautet:
Führe die Inhalte thematisch zusammen. Fasse eindeutige Dopplungen zusammen. Behalte unterschiedliche Zeitstände bei und kennzeichne Widersprüche. Ein Wunsch darf nicht als Beschluss erscheinen.
Hilfreich sind auffindbare Quellenangaben. Bei PDFs eignen sich Seiten und Abschnittsüberschriften. Bei Word-Dateien sind Überschriften oder kurze Textanfänge oft eindeutiger als Seitenzahlen, die sich durch andere Einstellungen verschieben können.
Originale und bearbeitete Fassungen unterscheiden
Für eine nachvollziehbare Bearbeitung sollte klar sein, ob eine Datei eine Quelle, ein Arbeitsentwurf oder ein geprüftes Ergebnis ist.
Im Intranet-Projekt könnte man beispielsweise diese Namen verwenden:
Intranet_Bestandsaufnahme_2026-11-02_Original.pdfIntranet_Zusammenfassung_2026-11-05_v01_Entwurf.docxIntranet_Zusammenfassung_2026-11-06_v02_Geprueft.docx
Das sind organisatorische Empfehlungen, keine vorgeschriebenen Dateinamen.
Der Zusatz „Geprüft“ sollte erst nach der vorgesehenen Prüfung verwendet werden. Auch eine von Work kontrollierte Ausgabe kann noch eine fachliche Freigabe benötigen.
Bei einem Bearbeitungsauftrag sollte außerdem klar sein, was mit der vorhandenen Fassung geschehen soll:
Erstelle eine separate Zusammenfassung. Die drei Ausgangsdokumente dienen als Quellen und bleiben unverändert.
Für spätere Änderungen kann man dagegen ausdrücklich auf dieselbe Ergebnisdatei verweisen:
Aktualisiere die vorhandene Zusammenfassung anhand des neuen Protokolls. Kennzeichne im Dokument den neuen Bearbeitungsstand.
Ob dabei dieselbe gespeicherte Datei aktualisiert oder eine separate Fassung angelegt werden soll, gehört zur Aufgabenbeschreibung. Eine neue Datei mit gleichem Namen ist nicht automatisch dieselbe Datei mit einer neuen Version.
Praxis: Drei Ausgangsdokumente zusammenführen
Wir bleiben beim Intranet-Beispiel der bisherigen Teile. Die folgenden Dateien und Inhalte sind vollständig fiktiv. Für eine eigene Übung können entsprechende kurze Dokumente angelegt werden.
Das Ausgangsmaterial
„Intranet_Bestandsaufnahme.pdf“, Abschnitt „Anleitungen“
Die VPN-Anleitung enthält veraltete Screenshots. Eine Anleitung zur Passwortänderung fehlt. Die Navigation ist uneinheitlich aufgebaut.
„Intranet_Protokoll.docx“, Abschnitt „Beschlüsse“
Jana erstellt bis zum 12. November 2026 einen Navigationsvorschlag. Ben klärt bis zum 10. November, wer die VPN-Anleitung überarbeitet. Eine technische Umstellung ist nicht beschlossen.
„Intranet_Wuensche.docx“, Abschnitt „Rückmeldungen“
Beschäftigte wünschen eine bessere Suche. Als Möglichkeit wird eine vollständige Neugestaltung genannt. Die VPN-Anleitung wird von einigen Beschäftigten als hilfreich beschrieben.
Diese Quellen enthalten sowohl konkrete Probleme als auch Beschlüsse und Wünsche. Außerdem muss man genau lesen: Eine Anleitung kann hilfreich sein und trotzdem veraltete Screenshots enthalten. Das ist zunächst kein Widerspruch.
Schritt 1: Quellen und Ziel festlegen
Nach dem Hinzufügen der drei Dateien kann der vollständige Auftrag so lauten:
Erstelle aus den drei angehängten Dateien eine gemeinsame Zusammenfassung für die Projektleitung auf Deutsch.
Verwende ausschließlich diese Dateien:
- „Intranet_Bestandsaufnahme.pdf“ für den dokumentierten Ist-Zustand.
- „Intranet_Protokoll.docx“ für die ausdrücklich dokumentierten Beschlüsse.
- „Intranet_Wuensche.docx“ für Wünsche und Vorschläge.
Gliedere das Ergebnis in Ausgangslage, beschlossene nächste Schritte, Wünsche und offene Fragen. Begrenze die Zusammenfassung auf etwa 500 Wörter.
Fasse eindeutige Dopplungen zusammen. Trenne Fakten, Beschlüsse und Wünsche. Benenne echte Widersprüche mit beiden Fundstellen. Erfinde keine Kosten, Termine oder Zuständigkeiten.
Nenne für wesentliche Aussagen die Quelldatei und eine auffindbare Stelle. Melde fehlende oder nicht lesbare Inhalte und kennzeichne eine dadurch unvollständige Auswertung.
Gib die Zusammenfassung zunächst im Gespräch aus. Die Ausgangsdateien bleiben unverändert.
Schritt 2: Die Zusammenfassung kontrollieren
Ein sachlich passendes Ergebnis müsste unter anderem diese Punkte enthalten:
Ausgangslage: Die Navigation ist uneinheitlich, eine Anleitung fehlt und die VPN-Screenshots sind veraltet. Dass einige Beschäftigte die VPN-Anleitung hilfreich finden, widerlegt den Aktualisierungsbedarf nicht.
Beschlossene nächste Schritte: Jana erstellt den Navigationsvorschlag. Ben klärt die Zuständigkeit für die VPN-Überarbeitung. Die angegebenen Termine werden korrekt übernommen.
Wünsche: Eine bessere Suche und eine vollständige Neugestaltung werden als Wünsche beziehungsweise Vorschläge aufgeführt.
Offene Fragen: Wer übernimmt die eigentliche Überarbeitung der VPN-Anleitung? Wer erstellt die Passwortanleitung? Welche Wünsche werden weiterverfolgt?
Der entscheidende Prüfpunkt lautet erneut: Bens Klärungsauftrag macht ihn nicht zum Bearbeiter der VPN-Anleitung. Ebenso entsteht aus der vorgeschlagenen Neugestaltung kein beschlossener Systemwechsel.
Schritt 3: Eine gezielte Korrektur anfordern
Wird die Wunschliste zu verbindlich dargestellt, hilft eine konkrete Rückmeldung:
Formuliere die bessere Suche und die Neugestaltung ausdrücklich als bislang unbeschlossene Wünsche. Behalte die beschlossenen Aufgaben und ihre Termine bei.
Anschließend wird die überarbeitete Passage erneut mit den Quellen verglichen.
Schritt 4: Das geprüfte Ergebnis als Datei erstellen
Erst nach der inhaltlichen Prüfung folgt beispielsweise:
Erstelle aus der geprüften Zusammenfassung ein bearbeitbares Word-Dokument mit dem Namen „Intranet_Zusammenfassung_2026-11-05_v01_Entwurf.docx“. Übernimm die Quellenverweise und ergänze eine Liste der verwendeten Ausgangsdateien.
OpenAI empfiehlt, bei Dateiaufträgen Dateityp, Struktur und Prüfkriterien zu benennen. Erzeugte Dokumente lassen sich je nach Oberfläche in einer Vorschau oder nach dem Herunterladen prüfen und anschließend gezielt überarbeiten.
Ergebnisse speichern und wiederfinden
Nach dem Erstellen sollte man kontrollieren, wo das Ergebnis tatsächlich verfügbar ist: im Gespräch, als gespeicherte Library-Datei oder als heruntergeladene Kopie.
Die offizielle Dokumentation beschreibt die Library beziehungsweise Space als Ort für gespeicherte Dateien und wiederverwendbare Arbeitsergebnisse. Der Zugriff richtet sich nach der jeweiligen Umgebung und den verfügbaren Quellen.
Für die eigene Praxis empfiehlt sich eine kurze Abschlusskontrolle:
- Lässt sich die Ergebnisdatei öffnen?
- Ist der Dateiname eindeutig?
- Stimmen Inhalt und Bearbeitungsstand?
- Ist die verwendete Quellenbasis erkennbar?
- Kann die Datei später über die vorgesehene Ablage wiedergefunden werden?
Ein geeigneter Folgeauftrag lautet:
Suche in meiner Library die Zusammenfassung zum Intranet vom 5. November 2026. Verwende die Fassung v01 als Grundlage und ergänze die neu angehängten Besprechungsnotizen.
Wenn mehrere Dateien passen, sollte zuerst die richtige Fassung bestimmt werden.
Verständliche Ablagestrukturen verwenden
Für ein überschaubares Vorhaben genügt häufig eine einfache Gliederung nach Originalen, Arbeitsständen und geprüften Ergebnissen. Diese kann in den verfügbaren Ordnern oder durch Dateinamen abgebildet werden.
Beispielsweise:
- 01_Quellen: bereitgestellte Originalunterlagen.
- 02_Entwuerfe: Zusammenfassungen in Bearbeitung.
- 03_Geprueft: fachlich geprüfte Ergebnisse.
Die Bezeichnungen sollten den eigenen Arbeitsablauf unterstützen. Entscheidend ist, dass Entwurf und geprüfte Fassung nicht verwechselt werden.
Bei fortlaufender Arbeit können Projekte zusätzlich die zugehörigen Gespräche, Dateien und Anweisungen bündeln.
Grenzen bei Formaten und umfangreichen Unterlagen
Eine hochgeladene Datei kann technisch vorliegen, ohne dass ihr gesamter Inhalt zuverlässig ausgewertet wurde. Deshalb sollten Lesbarkeit und Vollständigkeit Teil der Prüfung sein.
Scans und eingebettete Abbildungen
Bei gescannten Dokumenten können schlechte Bildqualität, schiefe Seiten und Handschrift die Auswertung erschweren. Auch ein durchsuchbares PDF kann wichtige Informationen ausschließlich in Diagrammen oder eingebetteten Bildern enthalten.
Ein sinnvoller Auftrag ergänzt:
Prüfe auch die für die Fragestellung relevanten Abbildungen. Kennzeichne Seiten, deren Inhalt du nicht zuverlässig lesen konntest.
Für wichtige Angaben lohnt sich anschließend der direkte Vergleich mit der betreffenden Seite.
Tabellen und besondere Dateifunktionen
Bei Tabellen muss klar sein, ob sichtbare Werte, Formeln oder Berechnungslogik untersucht werden sollen. Enthält eine Datei Kommentare, ausgeblendete Bereiche, Verknüpfungen oder Makros, sollte deren Behandlung ausdrücklich geklärt werden. Aus dem erfolgreichen Öffnen folgt nicht, dass alle Funktionen berücksichtigt wurden.
Große Dokumentbestände
Bei umfangreichen Unterlagen empfiehlt sich eine gestufte Bearbeitung:
- Dateien und jeweilige Dokumentstände erfassen.
- Die relevanten Abschnitte pro Quelle auswerten.
- Ergebnisse mit Fundstellen festhalten.
- Erst danach die gemeinsame Zusammenfassung erstellen.
Dabei muss die Verbindung zu den Originalstellen erhalten bleiben. Mehrere nacheinander gekürzte Zusammenfassungen können sonst wichtige Einschränkungen verlieren.
Technische Uploadgrenzen
Bei einer abgewiesenen Datei sollte zuerst die konkrete Meldung geprüft werden: Geht es um das Format, die Dateigröße, die Anzahl der Anhänge oder ein Kontingent? Für verbindliche Grenzwerte ist die aktuelle Hilfe zur tatsächlich verwendeten Uploadfunktion maßgeblich.
Praktisch kann es helfen, eine Datei in ein besser lesbares Format zu exportieren oder einen großen Bestand in fachlich zusammenhängende Teile aufzuteilen. Jeder Teil sollte seinen ursprünglichen Dokumentbezug behalten.
Für unsere Übung ist das Ergebnis dann brauchbar, wenn sich jede wesentliche Aussage zu einer Quelle zurückverfolgen lässt und der Unterschied zwischen Zustand, Beschluss und Wunsch erhalten bleibt. Mit einer eindeutigen Ergebnisdatei kann die nächste Bearbeitung darauf aufbauen.
